A0Triển khai từ số 0
Chương này dành cho ngày đầu tiên: doanh nghiệp vừa nhận hệ thống, chưa có dữ liệu gì. Làm tuần tự từ trên xuống là dựng xong toàn bộ — mỗi bước đều dẫn sang chương chi tiết tương ứng.
Hệ thống có gì, ai dùng phần nào
Ba phần dùng chung một tài khoản:
| Phần | Ai dùng | Việc chính |
|---|---|---|
| Bản web quản trị | Chủ doanh nghiệp, quản lý, kế toán | Dựng danh mục, duyệt đơn, công nợ, báo cáo |
| App điện thoại | Nhân viên bán hàng đi tuyến | Chấm công, viếng thăm, lên đơn — chạy được cả khi mất sóng |
| Cổng NPP | Nhân sự nhà phân phối | Đặt hàng, xác nhận nhận hàng, báo cáo ký gửi / hàng mẫu |
Tài khoản đầu tiên
Khi bàn giao, doanh nghiệp nhận một workspace cùng tài khoản Chủ sở hữu có toàn quyền. Không có đăng ký tự do — mọi người khác vào hệ thống đều do Chủ sở hữu / Quản trị viên mời hoặc tạo (xem chương A11).
Trình tự dựng hệ thống
Thứ tự dưới đây được sắp để bước sau luôn có sẵn dữ liệu của bước trước — đừng đảo:
- Đưa người vào hệ thống — mời quản lý qua email; tạo tài khoản hộ bằng số điện thoại cho nhân viên đi tuyến; cần vai trò riêng (Kế toán, Thủ kho) thì tạo vai trò tuỳ chỉnh trước. → A11 Thêm thành viên, A10 Vai trò
- Dựng cây địa bàn và phân công người phụ trách từng địa bàn (cả nhân viên bán hàng lẫn giám sát). → A3
- Khai nhà phân phối: thông tin, hạn mức công nợ, gán nhân sự NPP và địa bàn phụ trách. → A4
- Tạo kho: kho NPP (tích kho mặc định cho kho chính) và kho xe nếu bán hàng trên xe. → A4
- Nhập sản phẩm — gõ tay hoặc nhập từ file Excel (chọn kho nhập trước). → A4
- Lập bảng giá sell-in (bán cho NPP) và sell-out (bán cho điểm bán), rồi bấm Kích hoạt. → A4
- Nhập danh sách điểm bán — nhập tay hoặc import file; nhớ toạ độ GPS để nhân viên check-in được. → A3
- Lập tuyến bán hàng, gán nhân viên, bấm Sinh kế hoạch tháng, rồi đặt bán kính check-in và các bước viếng thăm bắt buộc. → A5
- Đặt hạn mức công nợ cho điểm bán / NPP và chọn chế độ Chặn / Cảnh báo. → A8
- Tuỳ chọn: khuyến mãi, trưng bày, tích luỹ (A9); hoá đơn điện tử (A13); tin ZNS Zalo (A10); khởi tạo bộ dashboard (A2).
Sáu điều kiện hay bị quên
Sáu thứ không nằm trên đường đi chính nhưng thiếu là tắc — kiểm tra đủ trước khi cho chạy thật:
Thiếu là nhân viên không làm việc được
- Gán nhân viên bán hàng vào NPP (màn Nhà phân phối → Nhân sự NPP) — chưa gán, app báo “Chưa được gán nhà phân phối” khi lên đơn.
- Hồ sơ nhân viên + ca làm việc bên phân hệ nhân sự — chưa có, app báo “Không tìm thấy hồ sơ nhân viên” khi chấm công; công lương, quỹ phép cũng dựa vào đây.
- Bảng giá phải được Kích hoạt — giá cơ bản khai ở sản phẩm chỉ để tham khảo, đơn hàng luôn tra bảng giá; thiếu là báo “chưa có giá”.
Thiếu là số liệu sai hoặc màn hình trống
- Toạ độ GPS của điểm bán — điểm chưa có toạ độ thì nhân viên không check-in được; mở mới ngoài thị trường nhớ bấm Lấy vị trí hiện tại.
- Gán Quản lý bán hàng làm giám sát địa bàn — chưa gán, các màn Tiến độ hôm nay / Bản đồ đội của họ trống (Chủ sở hữu và Quản trị luôn thấy tất cả).
- Đơn bán trên xe cần cờ riêng — nếu dùng hoá đơn điện tử / tin ZNS, phải tick thêm “Phát hành / Gửi cả đơn bán trên xe” trong cấu hình, vì đơn van sale hoàn tất ngay lúc tạo, không đi qua bước xác nhận giao hàng.
Bảng kiểm triển khai
In bảng này ra và tick từng dòng khi làm xong:
| # | Việc | Làm ở đâu |
|---|---|---|
| 1 | Nhận workspace + tài khoản Chủ sở hữu, đổi mật khẩu | A1 |
| 2 | Tạo vai trò tuỳ chỉnh nếu cần (Kế toán, Thủ kho) | A10 |
| 3 | Mời quản lý qua email · tạo tài khoản SĐT cho nhân viên đi tuyến | A11 |
| 4 | Dựng cây địa bàn + phân công nhân viên và giám sát | A3 |
| 5 | Khai NPP + gán nhân sự NPP + gán nhân viên bán hàng vào NPP | A4 |
| 6 | Tạo kho NPP (tích kho mặc định) · kho xe nếu bán van sale | A4 |
| 7 | Nhập sản phẩm (tay hoặc từ file) + tồn ban đầu | A4 |
| 8 | Lập bảng giá sell-in / sell-out → Kích hoạt | A4 |
| 9 | Nhập danh sách điểm bán (kèm toạ độ GPS) | A3 |
| 10 | Lập tuyến + gán nhân viên + Sinh kế hoạch tháng | A5 |
| 11 | Đặt bán kính check-in + bước viếng thăm bắt buộc | A5 |
| 12 | Đặt hạn mức công nợ + chế độ Chặn / Cảnh báo | A8 |
| 13 | Tạo hồ sơ nhân viên + ca làm việc (phân hệ nhân sự) | Phân hệ nhân sự |
| 14 | Tuỳ chọn: khuyến mãi · trưng bày · tích luỹ · khảo sát | A9, A5 |
| 15 | Tuỳ chọn: hoá đơn điện tử · tin ZNS Zalo | A13, A10 |
| 16 | Khởi tạo bộ dashboard | A2 |
| 17 | Chạy thử phía nhân viên (mục dưới) | App |
| 18 | Chạy thử phía NPP: đăng nhập Cổng NPP, đặt thử 1 đơn | A7 |
Chạy thử trước khi vận hành thật
Lấy một tài khoản nhân viên thật và làm trọn một vòng — vòng này chạm đủ mọi thứ vừa dựng:
- Cài app, đăng nhập bằng tài khoản nhân viên (số điện thoại + mật khẩu được cấp). → B1
- Chấm công vào (GPS + ảnh selfie) — lỗi “không tìm thấy hồ sơ nhân viên” nghĩa là chưa xong mục 13 của bảng kiểm. → B5
- Mở tab Viếng thăm — phải thấy tuyến hôm nay; trống thì kiểm tra đã sinh kế hoạch tháng chưa và hôm nay có phải ngày viếng thăm không. → B2
- Check-in một điểm bán, chụp ảnh, kiểm tồn thử một sản phẩm. → B3
- Lên thử một đơn — thấy giá là bảng giá đã chạy đúng; báo “chưa được gán nhà phân phối” thì quay lại mục 5 của bảng kiểm. → B4
- Về web: duyệt đơn vừa tạo, phân công giao, xác nhận đã giao — xem số nhảy vào công nợ. → A6, A8
Vòng chạy thử xong là hệ thống sẵn sàng
Sáu bước trên đi qua đủ: tài khoản, tuyến, giá, kho, công nợ. Chạy trơn tru nghĩa là mọi danh mục đã khớp nhau — có thể cho cả đội dùng thật từ hôm sau.