A13Hoá đơn điện tử
Phát hành hoá đơn điện tử hợp lệ cho đơn bán ra đã giao, ký và gửi thẳng lên Cơ quan Thuế qua nhà cung cấp M-Invoice; tải về PDF cho khách và XML cho kế toán.
Cần chuẩn bị gì trước
Ba thứ này lấy từ phía M-Invoice (nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn), chuẩn bị một lần trước khi cấu hình trong DMS:
- Tài khoản M-Invoice kèm địa chỉ riêng theo mã số thuế, dạng https://<mã số thuế>.minvoice.app. Địa chỉ đuôi .site là môi trường thử nghiệm — dùng để chạy thử trước khi phát hành thật.
- Ký hiệu hoá đơn (ví dụ 1C26MYA) đã khai báo trên phần mềm M-Invoice. Mỗi doanh nghiệp có dải ký hiệu riêng — hỏi M-Invoice nếu chưa rõ.
- Chữ ký số: dùng chữ ký số mềm (file hoặc dịch vụ ký EASY / ICA / INSTRUST) thì DMS ký và gửi Thuế ngay được; dùng USB token thì chọn chế độ Chờ ký rồi ký trên trang M-Invoice.
Cấu hình kết nối (một lần)
Chỉ tài khoản Owner / Admin thấy menu này.
- Mở menu Hoá đơn điện tử.
- Khối Kết nối M-Invoice: nhập địa chỉ, mã số thuế, mã đơn vị (mặc định VP), tài khoản và mật khẩu → bấm Lưu cấu hình.
- Bấm Kiểm tra kết nối — phải báo Đăng nhập M-Invoice thành công mới đi tiếp. Báo lỗi thì soát lại địa chỉ / tài khoản / mật khẩu.
- Khối Thông số hoá đơn: nhập ký hiệu, chọn thuế suất (10 / 8 / 5 / 0% hoặc Không chịu thuế), hình thức thanh toán và chế độ ký.
- Khối Chế độ phát hành: tick Bật hoá đơn điện tử. Muốn hoá đơn tự phát hành mỗi khi giao xong đơn thì tick thêm Tự phát hành khi xác nhận giao hàng (và cờ riêng cho đơn bán trên xe nếu dùng van sale) → Lưu cấu hình.
Mật khẩu M-Invoice được mã hoá trên máy chủ và không bao giờ hiển thị lại. Khi sửa cấu hình, để trống ô mật khẩu nghĩa là giữ nguyên mật khẩu đã lưu.
Cờ «Giá bán trong DMS đã gồm VAT» quyết định cách tính tiền thuế trên hoá đơn: bật thì hệ thống tách ngược tiền thuế từ tổng đơn (giá phổ biến ở kênh tạp hoá); tắt thì cộng thêm thuế lên giá bán. Chọn sai cờ này là số tiền trên hoá đơn lệch với đơn hàng — kiểm tra kỹ bằng một đơn thử trước khi chạy thật.
Hoá đơn lập từ đâu, lúc nào
- Hoá đơn lập từ đơn bán ra đã giao — cùng thời điểm ghi nợ công nợ (xem chương Công nợ & phiếu thu), nên số liệu hoá đơn luôn khớp sổ nợ.
- Mỗi dòng hàng của đơn thành một dòng hoá đơn. Hàng khuyến mãi tự động ghi là «hàng khuyến mại không thu tiền» đúng quy định; chiết khấu đã trừ sẵn vào thành tiền nên hoá đơn ghi giá thuần.
- Điểm bán có mã số thuế trong hồ sơ khách hàng thì hoá đơn tự ghi mã số thuế + tên đơn vị mua; không có thì xuất theo tên người mua.
- Mỗi đơn chỉ có một hoá đơn — phát hành lần nữa sẽ bị chặn kèm thông báo số hoá đơn đã cấp.
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Chờ phát hành | Đã xếp hàng, chờ hệ thống gửi (chạy nền mỗi 30 giây) |
| Đang gửi | Đang gửi sang M-Invoice |
| Đã phát hành | Có số hoá đơn + mã tra cứu; hoá đơn có mã thì kèm mã CQT |
| Lỗi | Gửi thất bại — tự thử lại tối đa 5 lần, xem cột lỗi để biết nguyên nhân |
| Bỏ qua | Thiếu dữ liệu để lập (ví dụ chưa cấu hình ký hiệu) — sửa xong bấm phát hành lại |
Hai cách phát hành
- Tự động — đã bật «Tự phát hành»: quản lý bấm Xác nhận đã giao ở đơn bán ra là hoá đơn tự xếp hàng phát hành trong nền. Theo dõi kết quả ở Nhật ký phát hành trong menu Hoá đơn điện tử.
- Thủ công từng đơn: mở menu Bán hàng → Đơn sell-out → bấm vào một đơn đã giao → trong chi tiết đơn có ô Hoá đơn điện tử → bấm Phát hành HĐĐT. Kết quả hiện ngay tại chỗ: thành công thì thấy số hoá đơn + mã CQT, lỗi thì thấy nguyên nhân.
Tải hoá đơn về
- Ở ô Hoá đơn điện tử trong chi tiết đơn, hoặc ở Nhật ký phát hành: bấm PDF hoặc XML.
- PDF là bản thể hiện — in hoặc gửi cho khách mua.
- XML là file gốc theo chuẩn của Thuế — kế toán dùng để kê khai, lưu trữ.
Khi hoá đơn báo lỗi
- Mở Nhật ký phát hành, lọc trạng thái Lỗi, đọc cột lỗi — thường gặp: sai ký hiệu, sai tài khoản / mật khẩu, hoặc M-Invoice chưa mở khoá địa chỉ IP của máy chủ.
- Sửa nguyên nhân (thường ở khối Kết nối M-Invoice) → bấm Kiểm tra kết nối xác nhận đã thông.
- Bấm Phát hành lại ở dòng bị lỗi (hoặc nút cùng tên trong chi tiết đơn).
Trên địa chỉ thử nghiệm (đuôi .site), M-Invoice chủ động thay tên / mã số thuế / địa chỉ người mua bằng thông tin kiểm thử của họ để không đụng dữ liệu doanh nghiệp thật. Đây là chủ ý của môi trường thử — không phải lỗi hệ thống.
Một vòng trọn vẹn
- Doanh nghiệp đăng ký M-Invoice: nhận địa chỉ, tài khoản, khai ký hiệu, gắn chữ ký số.
- Owner / Admin cấu hình ở menu Hoá đơn điện tử → Kiểm tra kết nối OK → Bật.
- Nhân viên lên đơn trên app → quản lý duyệt → xác nhận đã giao.
- Hoá đơn tự phát hành (hoặc bấm Phát hành HĐĐT trong chi tiết đơn).
- Hệ thống ký, gửi Cơ quan Thuế, nhận số hoá đơn + mã CQT.
- Tải PDF gửi khách, XML cho kế toán. Sai sót thì xem nhật ký → phát hành lại.