A8Công nợ & phiếu thu
Theo dõi nợ theo tuổi nợ, đặt hạn mức bán nợ và ghi nhận tiền thu về.
Công nợ ghi từ đâu
Mỗi điểm bán hoặc nhà phân phối có một sổ công nợ riêng. Sổ chỉ có một cột số dư: mỗi bút toán cộng (+) làm nợ tăng hoặc trừ (−) làm nợ giảm.
| Bút toán | Dấu | Phát sinh khi |
|---|---|---|
| Bán hàng | + | Đơn bán nợ được xác nhận giao hàng |
| Thu tiền | − | Phiếu thu được xác nhận |
| Ghi giảm | − | Trả hàng, hoặc kế toán ghi giảm thủ công |
| Ghi tăng | + | Ghi tăng thủ công |
| Điều chỉnh | ± | Sửa sai lệch số dư |
| Xoá nợ | − | Khoản nợ xác định không đòi được |
Đơn bán nợ đi qua các bước nháp → gửi → duyệt → giao. Chỉ khi xác nhận giao thì nợ mới vào sổ — chưa giao hàng thì khách chưa nợ. Đơn trả tiền ngay không đi qua công nợ.
Hạn mức bán nợ
- Mở Công nợ, chọn đối tượng → bấm Đặt hạn mức.
- Nhập số tiền hạn mức và chọn chế độ kiểm soát theo bảng dưới.
| Chế độ | Đơn vượt hạn mức | Dấu vết để lại |
|---|---|---|
| Không kiểm | Không kiểm tra gì | — |
| Cảnh báo | Vẫn duyệt được bình thường | Đơn gắn cờ vượt hạn mức |
| Chặn | Không duyệt được bằng thao tác thường; người có thẩm quyền dùng Duyệt vượt hạn mức | Đơn gắn cờ vượt kèm tên người duyệt |
Số khả dụng = hạn mức − nợ hiện tại − tổng các đơn đã duyệt nhưng chưa giao. Tạo nhiều đơn nhỏ cùng lúc thì các đơn duyệt trước vẫn bị tính vào, đơn sau hết chỗ là bị chặn.
Khi lên đơn, app hiện cảnh báo đỏ nếu ước tính vượt hạn mức nhưng vẫn cho tạo đơn — nhân viên ngoài thực địa không nắm chính xác số dư. Quyết định chặn hay cho nằm ở người duyệt trên web.
Bảng tuổi nợ
- Chia nhóm 0–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày.
- Bấm vào một dòng để nhảy thẳng sang sổ công nợ của đúng đối tượng đó.
- Sổ công nợ lọc được theo khoảng ngày và loại bút toán (bán hàng, thu tiền, điều chỉnh, xoá nợ).
Phiếu thu
- Bấm Tạo phiếu thu, chọn đối tượng — hệ thống hiện ngay dư nợ hiện tại.
- Nhập số tiền, hình thức (tiền mặt hoặc chuyển khoản) và ghi chú.
- Xác nhận phiếu để ghi sổ. Bước này không hoàn tác được nên có hộp xác nhận nhắc rõ số tiền và tên khách.
- Mở phiếu đã xác nhận để phân bổ vào từng hoá đơn: chọn hoá đơn còn nợ và nhập số tiền cấn trừ cho mỗi hoá đơn.
Không phân bổ tay thì hệ thống tự trừ tiền vào các hoá đơn nợ cũ nhất trước, nhờ đó bảng tuổi nợ giảm đúng ở nhóm già nhất. Chỉ cần phân bổ tay khi muốn trừ vào một hoá đơn cụ thể khác thứ tự đó.
Phiếu chưa xác nhận thì sửa và huỷ thoải mái. Đã xác nhận thì bút toán đã vào sổ — muốn sửa phải lập bút toán điều chỉnh, không xoá được phiếu.
Đối soát cuối ngày
- Lọc phiếu thu theo người thu, hình thức và khoảng ngày — bảng hiện tổng tiền theo bộ lọc, không chỉ trang đang xem.
- Bảng đối soát theo người thu tách riêng tổng tiền mặt và chuyển khoản đã xác nhận — dùng để chốt két với từng nhân viên cuối ngày.
- Phiếu thu tạo trong lúc đi tuyến có gắn lần viếng thăm, ảnh chứng từ và toạ độ nơi thu để truy lại khi cần.
Một vòng bán nợ – thu tiền
- Tạo đơn bán nợ → gửi duyệt.
- Duyệt — cổng hạn mức kiểm tại đây (cảnh báo / chặn / duyệt vượt).
- Xác nhận giao hàng — nợ vào sổ (+), tồn kho trừ cùng lúc.
- Nhân viên thu tiền tại điểm bán → tạo phiếu thu (nháp, kèm ảnh chứng từ).
- Kế toán đối soát → xác nhận phiếu — nợ giảm (−), tự cấn trừ hoá đơn cũ nhất.
- Theo dõi bảng tuổi nợ để nhắc thu các khoản sắp già.